Repercussions legals a la NO legalització dels llibres comptables

En el termini de 4 mesos posteriors a la data de tancament de l’exercici comptable d’una societat, és el període màxim que gaudim per legalitzar i presentar els llibres comptables al Registre Mercantil. Si la data de tancament és el 31 de desembre, la data màxima de registre dels llibres serà el 30 d’abril de l’any posterior.

Mercantilment, no existeix un règim sancionador vinculat a l’obligació de presentació dels llibres mercantils. El Registre Mercantil tan sols deixa constància a la seva certificació sobre la resolució d’aquests, en el supòsit d’haver-los presentat fora del termini legal, però sense aplicar mesura sancionadora.

Algunes societats davant de la falta de sanció, no veuen la necessitat real d’inscripció dels seus llibres comptables, ara bé, cal fer esment i recordar que davant d’un litigi judicial on es discuteixen aspectes comptables d’una societat mercantil, el tribunal pot descartar com a prova tots els elements comptables que s’aportin, en el cas que la comptabilitat no estigui legalitzada mercantilment. Per tant, societats amb conflictes entre socis o litigis amb terceres parts ( clients i/o proveïdors ) indispensable haver presentat els llibres comptables al Registre Mercantil tot i que es faci fora de termini.

Respecte a l’escenari d’una societat unipersonal, on òbviament no hi haurà conflictes entre socis, també és imprescindible la inscripció i legalització dels llibres comptables, per garantir que davant la inclusió amb un concurs de creditors, els passius entre soci i societat estiguin reconeguts legalment i es puguin incloure amb la massa passiva i el soci poder cobrar els deutes amb la mateixa preferència que la resta de creditors. En cas de NO inscripció dels llibres comptables, aquells deutes que la societat tingui amb el soci passen a la cua, i per tant, el soci no ho cobraria fins a haver saldat primer la resta de creditors. Així també ho recalca l’article 16 de la Llei de Societats de Capital, per tal que els contractes i acords entre soci i societat siguin reconeguts a la massa d’un concurs cal legalitzar els llibres comptables.

Finalment, per mantenir el valor probatori dels llibres comptables legalitzats, serà suficient amb una còpia dels llibres en format digital i amb la resolució d’inscripció del Registre Mercantil escaient.